Bestellungsmanagement

Per Knopfdruck sieht man die neusten Bestellungen im Shop. Die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Bestellungen wird mit einer einfach zu bedienenden, dynamischen Blättern-Anzeige ergänzt.

Pro Kunde ist seine komplette Bestellungshistorie ersichtlich.

Verschiedene Bestellungsstati helfen bei der Verarbeitung der eingegangenen Bestellungen. Wenn eine Bestellung versendet wurde, kann dies dem Kunden via E-Mail mitgeteilt werden – ein einfacher Knopfdruck reicht und schon wird der Status der Bestellung aktualisiert.

Die Suche nach Bestellungen ist via Bestellungsreferenznummer oder via Rechnungsnummer möglich. Die Bestellungsliste kann auch nach Bestellungsstatus gefiltert angezeigt werden.

Die Startnummer für Bestellungsreferenznummern und Rechnungsnummern kann definiert werden, ebenso ein Prefix für Rechnungsnummern.

Falls der Shop an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen ist, kann man die Erstellung einer Rechnungsnummer auch unterbinden.

Bei Bestellungen, die über einen angebundenen externen Payment Service Provider bezahlt wurden (z.B. Kreditkartenzahlungen oder PayPal), kann man bei fehlgeschlagenen Zahlungserfolgsrückmeldungen an den Shop die Bestellung manuell abschliessen. Dies passiert, wenn überhaupt, sehr selten, erspart einem Shop-Administrator dann aber viel mühsame, technische Arbeit.

Neben den Standard Bestellungsstatus gibt es auch noch ‚Mahung 1‘ und ‚Mahnung 2‘ um ein minimales Debitorenmanagement verwenden zu können.

Beim Bestellungsstorno kann dem Kunden optional eine Info-E-Mail gesendet werden.

Artikel-Bestellung Suche

Die Artikel-Bestellung Suche erlaubt es alle Bestellungen zu einem Artikel oder zu allen Artikeln anzuzeigen. Dabei gibt man eine Artikelnummer oder einen Teil davon an und den Zeitraum, welcher berücksichtigt werden soll. Das Shopsystem liefert dann eine detaillierte Liste aller Bestellungen inkl. Totale zur Analyse zurück.

Bezahlstatus Verwaltungsmodul

Viele, vor allem kleinere, Shops haben keine Waren­wirt­schafts­lö­sung an den Shop ange­bunden und ver­wal­ten die Bestel­lungen zum Teil im PepperShop selbst. Mit dem Bezahlstatus-Modul kann man zu jeder Bestellung einen Bezahlstatus hinterlegen. Es gibt folgende drei Stati:

  • noch nicht bezahlte Bestellung
  • Bezahlung avisiert (Info von Kunde erhalten, Geld noch nicht auf Konto)
  • Geld erhalten / Bestellung bezahlt

Mit diesen Stati behält man den Überblick über offene Posten und kann nach den einzelnen Stati auch gezielt sortieren. Die­ses Mo­dul hilft bei Versand per Vorauskasse oder Rechnung genauso wie bei Kreditkartenabrechnungen, denn es ermöglicht ein genaues Controlling des Bezahl-Zustands unabhängig vom Bestellungsstatus.

Modul Bezahlstatus bestellen

Erweiterte Funktionen

Zusätzlich zum Management der Bestellungen über das Webinterface stehen auch erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung:

  • Bestellungen Pausieren: Diese Funktionalität ist wichtig für Supporthilfen, wie z.B. Call-Centers. Man kann eine Bestellung pausieren und somit von einer Kunden-Session los lösen. Diese Bestellung kann dann der eigenen Session oder einer anderen zugewiesen werden. Der Warenkorb wandert somit zum Support-Mitarbeiter, welcher im Namen des Kunden weiter helfen kann und die Bestellung zum Abschluss wieder zurückgeben kann.
    Mit der Pausieren Funktion kann man auch andere Anforderungen umsetzen: Reservationen über die Session-Dauer hinaus halten, …
  • Bestellung einem anderen Kunden zuordnen: Hiermit lassen sich Dubletten bereinigen oder Kundenzusammenführungen oder -trennungen realisieren.
  • Bestellungen und Kunden exportieren: Mit der PepperShop Enterprise Version lassen sich «Bestellungen im XML-Format exportieren» (und auch sonst so ziemlich alles im- und exportieren).

PDF Rechnungs- und Lieferscheindruck

Mit dem Modul für PDF Rechnungs- und Lieferscheindruck werden ohne Aufwand gestaltete PDF-Dokumente im eigenen Corporate Design verfügbar.

Die gestaltete Rechnung oder der Lieferschein kann z.B. in einer Dokumententasche auf das zu versendende Paket oder im Brief beigelegt werden und hilft so vielen Shops beim Rüstprozess der Bestellungen. Bei anderen Shops steht die schnelle Verarbeitung von vielen Bestellungen im Vordergrund; mit nur einem Klick werden die beiden PDF-Dokumente erzeugt und können ausgedruckt oder per E-Mail versandt werden.

In der Bestellungslistenansicht des Kundenmanagements wird zu jeder angezeigten Bestellung ein zusätzlicher Button ‚PDF‘ angezeigt, welcher nach einem Klick darauf die beiden generierten Dokumente (Lieferschein- und Rechnung) zum Download oder Anzeige anbietet. Auch in der Bestellungs-Detailanzeige gibt es den Direktzugriff auf die PDF-Funktionalität.

Eine umfangreiche Konfigurationsmaske bietet die Möglichkeit alle relevanten Einstellungen vorzunehmen (Schrift, Positionierung der Blöcke, Abstände und Seitenränder, Zahlungsfrist bei Rechnung, …). Mit der Vorschaufunktion kann man die Einstellungen einfach prüfen.

Das Modul für PDF Rechnungs- und Lieferscheindrucklässt sich auch erweitern um:

  • ESR / BESR PDF Druck: Einzahlungsscheine drucken
  • Modul zur Schachtsteuerung: Retourenetikette auf Klebeetikette drucken, Rechnung mit Einzahlungsschein vorperforiert drucken, restliche Dokumente mit Normalpapier drucken – ein Drucker, mehrere Schächte, kein Problem. Auf diese Weise ist der täglichen Rüstprozess Kosten sparend, schnell, fehlerlos und professionell umgesetzt.

Modul PDF-Druck bestellen

ESR / BESR PDF Druck

Schweizer Einzahlungsscheine mit ESR/BESR nach dem Verfahren Einzahlungsscheine mit Referenznummer (VESR) Standard, erlauben der Buchhaltung ganz einfach die Zuordnung einer erhaltenen Zahlung.

Die vom Shop generierte Rechnungsnummer wird somit gleich mit gedruckt und in die ESR-Zeile encodiert. Eingegangene Zahlungen können via Online-Banking oder File-Transfer ausgelesen und direkt in Ihre Buchhaltungssoftware eingelesen und verarbeitet werden.

Das Modul erlaubt die Wahl, ob ein Einzahlungsschein als grafischer Hintergrund mit gedruckt werden soll oder nicht.

Modul ESR PDF-Druck bestellen

Schachtsteuerung für Druck

Wenn man Paket mit Waren an Kunden versendet, gibt es verschiedene Belege, u.a.:

  • Rüstschein
  • Lieferschein, ggf. inkl. Exportdeklaration
  • Rechnung, ggf. mit ESR/BESR Rechnung
  • Retourenschein

Jeder dieser Belege hat spezifische Anforderungen:

  • Rüst- und Lieferscheine werden oft auf normalem A4-Papier gedruckt, je nachdem mit vorgedrucktem Logo oder nur auf der ersten Seite mit Logo. Der Rüstschein wird manchmal auch auf Etikettenpapier gedruckt, so dass man die Adressierung schnell erledigt hat.
  • Rechnungsdokumente werden auf Normalpapier gedruckt (mit/ohne Logo Vordruck) und ein ESR/BESR Einzahlungsschein wird auf einem separaten Blatt mit Vorgedrucktem, perforiertem Einzahlungsschein gedruckt (Einsatzgebiet: Schweiz).
  • Retourenscheine druckt man praktischerweise auf Klebe-Etiketten. Hier gibt es verschiedene, mögliche Formate, mit vorgestanztem Etikett, so dass die Kundin / der Kunde ganz einfach die Retoure mit der ablösbaren Etikette adressieren kann.

Für PepperShop gibt es ein Zusatzmodul ‚Schachtsteuerung‘, welches mit dem PDF Rechnungs- und Lieferscheindruck Modul kombiniert eine speditive Abwicklung von Druckaufträgen für den Rüstprozess anbietet.

Technisch verwendet dieses Modul Ghostscript (gs Kommando) und die Druckersprache PCL5. Dies sind somit die einzigen Systemvoraussetzungen für den Betrieb dieses Moduls: Der Ghostscript Interpreter muss aufrufbar sein und ein kompatibler PCL5 (nicht PCL6!) Druckertreiber muss verfügbar sein. Getestet wurde das Modul mit Windows. Aber auch für Linux oder MacOS X finden sich Spooler Programme um die PCL5 Dateien mit den Druckdokumenten und der Schachtansteuerung zum Drucker zu senden.

Um zu prüfen, ob der eigene PCL5-Treiber verwendbar ist oder der Drucker geeignet ist, haben wir ein Testpaket mit einer Anleitung, einem Windows Spooler Programm und verschiedenen Testdokumenten erstellt: Download PCL5 Schachtsteuerung Testdokumente [ZIP]. Wir empfehlen dringend, die Kompatibilität vor dem Erwerb dieses Moduls für die eigene Drucker-Hardware abzuklären.

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